Search This Blog

Saturday, April 13, 2013

الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية - د.حسانه محيي الدين


5- أدوات نظام الأرشيف
إعداد أدوات نظام الأرشيف
البداية في :التعرف على الهيكل ودراسة حاجياته لإدارة الوثائق من خلال
          دراسة وظائف الهيكل
          دراسة واقع الوثائق والمعلومات
          تحليل الوضع والكشف عن نقاط القوة ونقاط الضعف
          تقديم تقارير في الغرض واقتراح برنامج عمل وحلول لذلك
          التعرف الدقيق على المؤسسة وهياكلها
          االتعرف على العاملين في المؤسسة والأعمال التي يقومون بها والوثائق الناشئة عن ذلك
          التعرف على مهام الهيكل والتطور الذي حصل منذ نشأته وعلى تنظيمه وتركيبه (جملة الدوائر والأقسام).
          قراءة النصوص القانونية والترتيبية المتعلقة بالهيكل
          المقارنة بين ما ورد بالنصوص والوضع في الواقع.
          التعرف على كل أقسام الهيكل والأعمال التي ينجزها العاملون بها وخاصة قسم الأرشيف إن وجد
          حصر لكل الوثائق و الملفات الموجودة بالهيكل
          التعرف على أنواع الوثائق المتداولة وكيفية استخدامها وتصنيفها وحفظها والإستدلال عليها واسترجاعها
          ضبط الوثائق غير المستعملة سوى كانت داخل مكاتب العمل أو خارجها والمحلات المعدّة لحفظ الوثائق.
          الكشف عن القوى العاملة في هذا المجال من حيث عددهم وكفاءاتهم المهنية .


 إعداد الأدوات من خلال إعداد استمارات أهمها:
 حصر أنواع الوثائق والملفات الجارية الاستعمال
          حصر حجم الوثائق المجمعة بالمكاتب وخارجها
          حصر العاملين في مجال الوثائق
          حصر التقنيات المستخدمة في إدارة الوثائق

أدوات نظام الأرشيف

-          أ- فهرس أنواع الوثائق
-          ب- جداول مدد استبقاء الوثائق
-          ج- نظام التصنيف

أ- فهرس أنواع الوثائق
          يوفر الفهرس صورة شاملة عن نوعية الوثائق التي تنشئها أو تتحصل عليها المؤسسة أو الإدارة في إطار نشاطها وممارسة مهامها .
          كما يمثل الأساس الذي سوف يعتمد في إعداد الأدوات الضرورية لنظام إدارة الوثائق

ب-جداول مدد استبقاء الوثائق
          تمثل هذه الأداة حجر الزاوية في نظام إدارة الوثائق حيث أنها تضبط بالنسبة إلى كل نوع من الوثائق والملفات مدة الإستبقاء كأرشيف جار ثم مدة حفظها كأرشيف وسيط وأخيرا المصير النهائي الذي تؤول إليه وهو إما الحفظ الدائم كأرشيف نهائي أو الإتلاف .
          تهدف هذه الجداول الى :
1- توحيد مدد استبقاء ملفات ووثائق الهياكل العمومية وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلف
2-تحقيق الربح والجدوى في إدارة الموظفين والأماكن  والمعدات وذلك نفس النوع من الوثائق .من خلال :
          تحويل الملفات والوثائق التي لم تعد جارية الاستعمال من مكاتب العمل إلى المحل المخصص لحفظها مدة انتقالية
          الترحيل الدوري للوثائق التي يتعين حفظها الدائم إلى المؤسسة الوطنية للأرشيف
          الإتلاف المنظم للوثائق التي أصبحت غير صالحة وليس لها قيمة تجعلها جديرة بالحفظ الدائم .

3- توحيد عناوين الملفات والوثائق وضبط نظام تصنيف لها ييسّر استعمالها
4-ضمان تكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها بالمؤسسة الوطنية للأرشيف كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافدا للتراث الوطني ومصدرا للبحوث والدراسات


مضمون جداول الحفظ( مدد إستبقاء الوثائق

          عنوان الملف أو الوثيقة
           الوحدة المسؤولة( الدائرة
          نسخة أساسية ونسخة ثانوية
          مدد الحفظ  و التي تحدد بالتالي:

          أ-فترة نشطة: يتم أثناءها استبقاء الوثائق بمكاتب العمل للإستخدام  العادي والمتواتر لأغراض إدارية ومالية وقانونية أو غيرها وإلى أن تنجز الهياكل المعنية الأعمال المنوطة بعهدتها ؛
          ب- فترة شبه نشطة يتم أثناءها حفظ الوثائق لدى مصلحة الإدارة في الوثائق والأرشيف بالوزارة أو الهيكل المعني وذلك في محلات معدة للغرض داخل الإدارة أو خارجها . ويكون استخدام الملفات والوثائق طيلة هذه الفترة عرضيا .
          ج- المصير النهائي يكون :
-  الحفظ الدائم والكلي لنوع من الوثائق والملفات ويرمز إلى ذلك بـ : "ح.د"
- الحفظ الدائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز وانتقاء مدروس ثم إتلاف الباقي والرمز هو : "إن"
-  الإتلاف الكلي للوثائق والرمز هو : "إت"

تحديد مدد حفظ الوثائق
          يتعين على فريق العمل المكلف بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق أن يقسم المدة القانونية بين الفترة النشطة والفترة شبه النشطة.
          بعد التثبت من النصوص القانونية يمكن اللجوء إلى المقارنة مع مدد الإستبقاء التي اعتمدتها دول أخرى بالنسبة إلى وثائق مماثلة
          تمديد مدة الحفظ الانتقالي بالنسبة إلى الوثائق التي سوف يكتب لها الحفظ الدائم لكنها لا تتاح للعموم إلا بعد ستين أو مائة سنة من تاريخ نشأتها . وينطبق الوضع على الوثائق الصادرة عن السلطات الأمنية والعسكرية والدبلوماسية والقضائية التي قد تحتاج إلى وثائقها لمدة طويلة وعادة ما تكون لهذه الوثائق صبغة سري

          بخصوص المصير النهائي للوثائق، يخضع تقييم الوثائق وتثمين قيمتها الثانوية إلى معايير مختلفة وأكثر صعوبة.
          تقدر نسبة وثائق الأرشيف النهائي بالنسبة لجملة الوثائق المنشأة في معظم البلدان المتقدمة من 5 إلى 10 بالمائة على أكثر تقدير.

          التقييم يستند الى :
-استشارة المستفيدين أي الباحثين المختصين
- السلطة الأرشيفية

ج- نظام تصنيف الوثائق

          يعتبر استنباط نظام التصنيف عملية ذهنية تتخذ من الوظائف العامة للإدارة تصنيفات رئيسية . ثم يقع تبويب مختلف الأنشطة والأعمال الإدارية ضمن أقسام تدرج داخل هذه التصنيفات.
          يجب التمييز بين مفهومين أساسيين غالبا ما يقع الخلط بينهما هما التصنيف والترتيب :التصنيف هو عملية ذهنية
          التصنيف هو عملية ذهنية تعنى بتجميع الموضوعات الأساسية وبلورتها لتمثل الوظائف العامة للإدارة التي تتميز بتركيبة منطقية متدرجة ومتفرعة . تؤدي هذه العملية إلى تصور نظام تصنيف ثم إلى وضعه حيّز التنفيذ .
          أما الترتيب فهو الطرف الذي يربط بين نظام التصنيف وتجسيده في المستوى العملي. وبالإعتماد على رموز التصنيف المسندة إلى الوثائق، بناءا على نظام التصنيف، وعلى الرموز الثانوية المكملة لها، يتم ترفيف الوثائق بوضعها في تنظيم منطقي حسب تسلسل هذه الرموز .


          خصائص نظام التصنيف
- التدرج :تسلسل الوظائف وتفريعاتها من العام إلى الخاص . يتكون نظام التصنيف من أصناف رئيسية تتفرع عنها أصناف فرعية وهذه الأخيرة تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية  
          المنطقية: يتم الجمع بين ما هو متشابه ويتم الفصل بين ما هو مختلف من الوظائف والمواضيع
          يجب تجنب تجميع الوثائق تحت عنوان "متفرقات" أو أي عنوان آخر غير دقيق .
          التفرد :يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقعا واحدا داخل نظام التصنيف فنضمن بذلك الفصل بين مختلف الأصناف بحيث تصنف كل وثيقة في الصنف أو القسم المناسب لها
          الشمولية: نظام التصنيف شامل لجميع وثائق الوزارة أو الإدارة العمومية مهما اختلفت أشكال هذه الوثائق وتنوعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء، وأن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائف والأعمال الإدارية .  
          القابلية للتمدد :  قابلية نظام التصنيف في التفريع عند الحاجة ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداد نظام التصنيف





No comments:

Post a Comment

Animated Social Gadget - Blogger And Wordpress Tips