الإدارة الإلكترونية للوثائق - الفصل الثاني - د.حسانة محيي الدين

الفصل الثاني

        لماذا إدارة الوثيقة الرقمية ؟

-          مجموعة الوثائق في الكمبيوتر الشخصي لا تطرح مشكلة ، ولكن عندما يكون لدينا المئات أو الآلاف من الوثائق ..

-          لماذا نقوم بعملية إدارة الوثائق الرقمية ؟

    2.1. إمكانيات جديدة = طرق جديدة في العمل

 - الحاجة الى إدارة الوثائق الرقمية مرتبط في عنصرين هما :  خصائصها و تعميمها

 - خصائص الوثائق الرقمية هي مختلفة عما هي عليه الوثائق الورقية

-          نستطيع تغيير الممارسات العملية

}        افتراضية الوثيقة تسمح اليوم بالتالي:

-          إرسال وثيقة الى كل العالم ، بالبريد  و بنفس الوقت

-          جعلها متاحة  الى الجميع من خلال الإنترنيت

-          نسخها على أوعية مختلفة للتخزين

-          التغيير و التحويل السريع و بسهولة

-          الربط مع عدة وثائق بنفس الطبيعة أو طبيعة مختلفة من خلال hypertextes

-          هذه اللائحة تسمح لنا  بالتعرف على حجم إمكانيات الوثيقة الافتراضية  ، بين الفرد و العالم و بين الفرد و المؤسسة

-           الوثيقة الرقمية تقدم إمكانيات جديدة ، يعني مشاكل جديدة

      2.2. مشاكل و حاجات إدارة الوثيقة الرقمية :

    المشاكل:

-          لا نجد وثائق في الكمبيوتر

-          الوقت الذي نمضيه في التفتيش على وثيقة طويل و يبطئ العمل

-          ، عندما يتغيب شخص ، لا نستطيع أن نجد الوثيقة التي يعمل عليها ، لأن هذا الشخص يصل الى هذه الوثيقة من هلال حاسوبه الشخصي و لا نعرف كيفية تصنيفه لهذه الوثائق

-          نريد المشاركة في الوثيقة  داخل المؤسسة بأكملها ،  ما هو العمل ؟ بحاجة الى الوقت لطباعة عدد من النسخ و توزيعها و إرسالها بالبريد الإلكتروني الى جميع الموظفين الخ...

-          لا نستطيع معرفة من يملك النسخة الأساسية من الوثيقة

-          وثيقة ممكن أن تتغير بدون إنتباه من قبل الأشخاص  الخ.........

حاجات المستخدمين  :

-          إتاحة المعلومات  ، بشكل سريع ، مباشر ، محدد

-          كسب في الإنتاجية : توفير في الوقت و المساحة و المال

-           الترابط و التناغم ، توحيد الممارسات أو التطبيقات

-          ديمومة الوثائق : حفظ على المدى الطويل

-          إعادة استخدام المعلومات : سهولة الوصول ، إمكانية البحث ( تكشيف ، معايير البحث ، قواعد البيانات ..

-          للإجابة على هذه الحاجات و علاج هذه المشاكل ، وضعت أدوات دخلت البيئة الرقمية . من بين هذه الأدوات ، GED

Workflow  ، و التطبيقات المتخصصة

        قبل التعرف على نظام الى حد ما معقد و هو:GED، لا بد من إلقاء نظرة على بعض التطبيقات و الإجراءات التي تسمح لنا بإلإدارة بالحد الأدني للوثائق الرقمية ، و هو ذات تكلفة بسيطة .

-          إدارة Check-in /Check –out   

-          إعارة  و إعادة للوثائق