Search This Blog

Saturday, April 13, 2013

الإدارة الإلكترونية للوثائق -الفصل الثالث- د.حسانة محيي الدين



}     بعض المبادئ و تطبيقات جيدة :

-النقاط التالية تقترح عدة طرق  مبسطة تساعد في تحسين  عملية إدارة توثيقية في المؤسسة ، و هذا يبدأ مع نشأة الوثيقة  و خلال مرحلتها النشطة
-هذه المبادئ و التطبيقات يمكن ممارستها في أي مكان و حتى في  الأعمال الشخصية

     3.1. تسجيل الوثيقة :

-          أفض طريقة لتوحيد  التطبيقات في مؤسسة ، هي أن نضع بشكل مشترك أو جماعي الدليل و الملفات . و كل شخص يسجل وثائقه في الدليل المشترك و ليس على جهازه الشخصي .
-          و لكن من أجل ذلك، لا بد أن يكون حاسب هذا الشخص مرتبط  بشبكة 
-          من المفيد وضع خطة تصنيف على مستوى المؤسسة  حيث يمكن تصنيف الوثائق بحسب الوظائف الكبيرة ( موارد بشرية ، مالية ، الخ..............

     3.2. هيكلية الدليل :

-          مثاليا ، الدليل أو الأدلة يجب أن تكون مهيكلة بحسب وظائف المؤسسة ، البرامج و الأنشطة . من المهم جدا أن تعكس الهيكلية العادات الخاصة بالعمل  في القسم و الموظفين .
-          يجب أن يكون الدليل بسيط ، منطقي، و ينطلق من العام الى الخاص
    مثال: 
-          إدارة الموارد المالية
_    تمويل
-     مساعدة مالية
-     إدخال في الميزانية
    إدخال في الميزانية
   -- ميزانية التشغيل
  --  ميزانية للتوظيف
  -- مراقبة الموازنة 

    
 التوحيد في الأسماء :

-          من أجل إختيار أسماء الأدلة و الملفات ، إتباع طريقة واضحة و مرنة
-          إذا كانت المؤسسة تستخدم  معجم مقنن للقيام بالبحث في النظام المعلوماتي ، نستفيد من هذا المعجم كأساس للعمل
-          فيما يتعلق بالمختصرات ، يمكن تحديدها و استخدام المعايير التي وضعتها المؤسسة
-          بالإمكان استخدام مختصرات جديدة 
-          إذا كنا نريد حفظ وثيقتين  تحمل نفس الإسم ،
 يتم حفظهما في دليلين مختلفين


        3.4. مراقبة التحويل :

-عندما تصل الوثيقة الى نسختها النهائية ، يجب أن نمنع التغيير فيها من جديد
- إذا لم نضع نظام قادر على الربط بين النسخات بشكل اوتوماتيكي،
بالإمكان القيام بذلك يدويا من خلال إستخدام إتفاقيات إسمية ، من أجل أن يضمن المستخدم إمتلاكه  النسخة النهائية
( إضافة التاريخ الى عنوان الوثيقة على سبيل المثال )
-          مع الإشارة هنا الى أنه يوجد بعض المعالجات للنصوص التي تسمح بمراقبة النسخات ( مثال ميكروسوفت وورد
-          في هذه الحالة يمكن إستخدام الأمر ( نسخات لائحة الملفات )
-          المستخدم يجب أن يكون قادر على معرفة كيفية التعرف على النسخة الأخيرة من الوثيقة  و إذا كان هناك من نسخ أخرى


       3.5. حفظ الأمن:

-          من أجل حماية ضياع الوثائق و إفساد  النظام ، معظم الشركات و المؤسسات نظموا إجراءات لحفظ النظام المعلوماتي
-          المستخدم يحرص على حفظ نسخ من الوثائق على الأسطوانات  المضغوطة..
-          و بالتالي ، أوعية الحفظ يجب أن تكون محددة بوضوح مع اسم القسم أو المصلحة ...
-      عنوان الوثيقة أو الوثائق و تواريخ البداية و النهاية
-        يمكن أيضا إستخدام الكود ( الرمز ) الألوان و إعطاء لون لكل قسم ( مثلا)
-       مع الإشارة الى إحترام خطة التصنيف في المؤسسة



        3.6. المراحل العريضة أو الكبيرة في نظام إدارة الوثائق

-  مع البداية ، كل البرمجيات تتكون من قاعدة معطيات ( أو مخزن الوثائق ) حيث يتم فيها تحويل وثائق المؤسسة
-          أنواع الوثائق :
-          ملفات مكتبية ، ملفات لديها تطبيقات متخصصة ، ملفات خارجية ( من الإنترنيت أو العملاء الخ....)
-          وثائق الأوراق المرقمنة هي أيضا نوع من الوثائق التي سوف نجدها في النظام
-          جميع هذه الوثائق تشكل جزء من المرحلة الأولى ، التي تتوافق و التسجيل

          3.6.1. التسجيل :

-          تتوافق هذه المرحلة لمخزن الوثائق في قاعدة المعلومات
-          الوثائق الورقية التي نرغب في إدارتها سيتم رقمنتها من أجل التمكن من إدخالها في نظام الأرشفة الإلكترونية
-          خلال عملية التسجيل ، النظام يوزع رقم تتابعي ( وحيد) الى كل وثيقة

         خلق الخاصيات =:attributs  

-          - سلسلة من الخاصيات ( الواصفات ) مقررة لكل وثيقة
-          -النظام يملك لائحة خاصيات  التي تدل على  الخاصيات الممكنة لكل نوع من أنواع الوثائق التي تملكها المؤسسة
-          - هذه الخاصيات تؤلف المجموعة الأولى من الميتاداتا الضرورية للإدارة  و اختيار الوثائق 
-          لكل نوع من الوثائق له الواصفات الخاصة ، مثال :
-          دعوى – قضية : ( الواصفات أو الخاصيات : يمكن أو تكون  إسم اللجنة، تاريخ الاجتماع، رقم الجلسة ، رقم  الحلول، النقاد الأساسية لأمر اليوم ، مؤلف المحضر ، الإستنتاجات ، تاريخ الإدخال ، مؤلف الإدخال
-          لا تكشف جميع هذه الخاصيات ، البرنامج يحدد عدد الخاصيات للتكشيف

         3.6.3.  البحث :

-          معظم البرمجيات الخاصة ب GED تسمح بنوعين من البحث:
-          بحث من خلال الخاصيات
-          بحث  من خلال النص الكامل
-          البحث من خلال النص الكامل ، كل كلمة بالوثيقة ، و كذلك رقمها  قد تم تكشيفهما
-          النظام ، يمكن أن يمتلك ما يسمى ( مقاوم القاموس) أي أنه يسمح بحذف الكلمات الفارغة
-          البحث من خلال الخاصيات يسمح بتحديد الوثيقة من خلال الواصفة 

No comments:

Post a Comment

Animated Social Gadget - Blogger And Wordpress Tips