الإدارة الإلكترونية للوثائق

د.حسانة محيي الدين

إدارة الوثائق الرقمية: عملية لازمة

·         الأهداف و المنهجية التربوية

·         التكا ثر المتعاظم للوثائق المنشأة الكترونيا و النوعية الجيدة لهذه الوثائق و الغير متوافرة إلا على أوعية الكترونية تتطلب من الأرشيفيين و إداريي الوثائق أن يعطوا لذلك الوقت و الجهد الكافي

·         إنطلاقا من ديمومة الوثائق و المعلومات و حفظ التراث الوثائقي

}        يجب أخذ مواقف احترازية منذ اليوم لأهمية الإدارة ، و ذلك فيما يتعلق ب:

-          نشأة و تسجيل الوثائق الرقمية

-          إدخال الوثائق  ضمن الهيكلية المؤسساتية و التصنيف و الترتيب

-          و أخيرا صيانة و حفظ الوثائق

}        بفضل هذه الأدوات للإدارة الإلكترونية للوثائق (GED) بالإمكان :

-          مراقبة التحويل

-          إدارة إتاحة الوثائق 

}        GED  الإدارة الإلكترونية للوثائق:  تضمن :

-          التقاسم أو المشاركة بالمعلومات بين عدة مستفيدين

-          الإتاحة عن بعد و الاستشارة الفورية

-          كما تسمح باقتصاد أو توفير  ما يتطلبه المعالجة للورق,    سوف نرى في هذا القسم أيضا :

- العناصر الأساسية للرقمنة و إدارة عملية Workflow

- المتطلبات الأرشيفية في مجال إدارة الوثائق الرقمية

}        الأهداف الخاصة :

-          فهم قواعد و وظائف أدوات التبادل للإدارة

-          -التعرف على المكونات العامة لنظام GED

-          إمكانية تقييم النظام و تطبيقاته من خلال المبادئ الأرشيفية