مقرر الأرشيف والارشفة الإلكترونية - د.حسانة محيي الدين

الوثيقة الرقمية في المؤسسات المعاصرة- الأرشفة الإلكترونية- د.حسانة محيي الدين

الأرشفة الإلكترونية

د.حسانة محيي الدين

القسم الأول

    الوثيقة الرقمية في المؤسسات المعاصرة

مقدمة عامة 

•         1- فهم الوثيقة الرقمية

-     الوثيقة الرقمية تفرض متطلبات :

-      إدارية، وظيفية و تكنولوجية في النشأة، الإدارة و الحفظ ...

*تقدم إمكانيات عديدة من ضمنها :

-          نشر المعلومات

-          تقاسمها مع عدة مستفيدين

-          إتاحة عن بعد

-           استشارة مباشرة

الوثيقة الرقمية من خلال مراحل حياة الوثيقة

-         Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective

-    1997 )(ICA)

   2-أربعة مبادئ: ( إدارة الوثائق الرقمية )

أ- مؤسسات الأرشيف عليها الاشتراك أو المساهمة خلال مراحل حياة الوثيقة بالأنظمة الإلكترونية  التي تنشأ  و تحفظ الوثائق على أوعية إلكترونية من أجل ضمانة نشأة و صيانة الوثائق الإلكترونية بشكل فعال و دائم

ب-مؤسسات الأرشيف عليها السهر على ما يقلق منشئ الوثائق  في مواضيع المصداقية و الديمومة للوثائق التي يجب حفظها

ج-مؤسسات الأرشيف  عليها ان تمارس مراقبة فكرية على وثائق الأرشيف الإلكتروني و إدارة عملية التقييم

د-مؤسسات الأرشيف يجب أن تبرز المتطلبات و الاحتياجات في مجال الحفظ  و الإتاحة لكي تصبح الوثائق الإلكترونية متوافرة متاحة و مفهومة 

خصائص أشكال الوثيقة الرقمية-الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية - د.حسانه محيي الدين

القسم الثاني

خصائص أشكال الوثيقة الرقمية

الاختلاف بين الوثائق الإلكترونية و الوثائق الرقمية و الوثائق المكتبية

إلكترونية وثيقة رقمية :

هل هما نفس الشئ؟ الخلط من خلال استخدام هذين المصطلحين

الوثيقة الإلكترونية استخدمت كثيرا في الأدبيات لكي تعرف عن الوثيقة الرقمية وثيقة تكنولوجية ، وثيقة معلوماتية وثيقة ممكننة 

}        تعريف آخر من (كندا) عن الوثيقة الإلكترونية :

- عبارة عن معطيات متوافرة على وعاء ممغنط أو غيره ، بحسب القواعد التي تؤمن التخزين ، العرض ، المعالجة ، طباعة، نسخ  و نقل أو بث المعلومات

شكل الوثيقة الإلكترونية هو دائما محدد من خلال   برنامج(logiciel ) ، و المنتج الوثيقة ( word ,excel

}        - شبيهة أو غير شبيهة ؟

في بعض الأحيان الوثائق الإلكترونية هي نفسها وثائق رقمية  أو وثيقة ممكننة

وثيقة إلكترونية :كل وثيقة ذات وعاء معلوماتي مثل ( اسطوانة ، قرص مضغوط ، الخ...

(  تعريف فرنسي

}        -الوثيقة الرقمية : وثيقة منتجة أو محصلة من خلال نظام معلومات ( مكتبية  ، البريد الإلكتروني، قاعدة بيانات ، صور  الخ..) و مقرؤة من خلال نظام معلوماتي ( Informatique  ...

}        من خلال هذين التعريفين هل هما متشابهان ؟

-      الوثيقة الإلكترونية هي  أكثر إحاطة من الوثيقة الرقمية

-  في التعريف الأول يستخدم مصطلح وعاء ( معلوماتي

- في التعريف الثاني يستخدم مصطلح ( وعاء ممغنط ، كاسيت فيديو 

-  الوثيقة الرقمية هي المقرؤة من خلال الكمبيوتر

-    نستطيع القول أن الوثيقة الرقمية هي دائما وثيقة إلكترونية

     -الوثيقة المكتبية : هي الوثيقة التي يتم خلقها بواسطة تطبيقات مكتبية مثل Microsoft office

هي الوثيقة التي خضعت الى معالجة النص

-        الوثيقة الرقمية لا تحمل وعاء مادي ( فيزيائي )  بعكس الوثيقة الورقية

-     إمكانية تجميع كمية كبيرة من المعلومات في مساحات صغيرة : المثال عن ذلك قواعد البيانات

-     يمكن  إدارتها  عبر الشبكات الإلكترونية أو عبر الأوعية  مثال :السي دي أو دي في دي

-        إمكانية دمج الوثائق أو أجزاء من الوثائق بغض النظر عن طبيعة هذه الوثائق ، و إمكانية المزج بين العناصر النصية ، المرئية السمعية في نفس الوثيقة من خلال رابط متعدد الوسائط (hypertextuel

هذه الخاصية تستخدم بقوة عبر شبكة الإنترنيت

-      مرتبطة ب أداة القراءة : لا بد من وسيلة للقراءة لا تقرأ بالعين المجردة

2- أشكال( أحجام ، قياسات ) الوثيقة الرقمية

•  ما معنى شكل Format : عبارة عن مجموعة من القواعد التي تحدد المعطيات الموجودة في وثيقة

-         هذه القواعد ممكن أن تتعلق بالتخزين ، العرض ، المعالجة ، الطباعة أو نقل المعطيات

-       المعلومات حول محتوى الوثيقة ، المعطيات نفسها ، شكل المعطيات و ترميزها

-     يمكن تجميع الوثائق الرقمية تحت اربعة أنواع :

-      الأشكال النصية

-        الأشكال الرسوم

-     أشكال بنوك المعلومات

-    أشكال السمعية البصرية

-        أمثلة عن أشكال النصية 

-        شكل وورد ? word   

-هي وثيقة يتم خلقها من خلال تطبيقات ميكروسوفت وورد ويندوز ،

إنه في الغالب معالجة النص الأكثر شهرة في العالم 

أنه شكل  له مالك ، يعني أن المحتوى و البث مراقب من خلال ميكروسوفت 

•       شكل :PDF 

Portable Document Format = format portable de document

 شكل تبادلي ، له ملكية ( Adobe ) 

له برنامج يسمع بقراءته ،  و هو متوافر مجاني على شبكة الإنترنيت

( Acrobat Reader )  و الجميع يمكن الحصول عليه  بغض النظر عن نوع الكمبيوتر أو النظام

-         من خلال هذا البرنامج يمكن القراءة و التظهير و الطباعة ، و لكن لا يمكن التعديل بالنص      شكل HTML

-         Hyper Text Markup Language

إنها صفحات الواب / أنها لغة تسمح بتحديد العناصر المختلفة  للصفحة و التي نلاحظها من خلال Explorer    

أو ما يشابه

•        لغة HTML

لا تسمح إلا بتحديد النص ، العناصر التالية ( الصوت و الصورة  الخ..)  أنها مرتبطة  من خلال عنوان  URL    

يمكن أيضا  إدخال روابط متعددة الوسائط  الى صفحات أخرى في الواب

•         شكل   HTML

يمكن العمل به من خلال أي كمبيوتر

3- ما معنى الميتاداتا

الوثيقة الرقمية تحتوى على ميتاداتا عديدة و متنوعة

أنها معطيات عن المعطيات أو معطيات تعلم عن معطيات أخرى،   انها المعلومات التي تجعل المعطيات مفهومة

الميتاداتا

•        أشكال الميتاداتا :

-        الميتاداتا يمكن أن تأخذ عدة أشكال .  يمكن ان يكون نص حر ، كلمات مفتاحية أو معلومات  عبارة عن عنوان الوثيقة ، تاريخ نشأتها ، المؤلف الخ.......

-        يمكن أن تكون معلومات أكثر تعقيدا  شكل الملف ، الحلول= resolution  ( الصورة )   الخ.. 

الوثيقة الرقمية : إشكالية الأصالة،الكمال،المصداقية-الأرشفة الإلكترونية -د.حسانة محيي الدين

القسم الثالث

الوثيقة الرقمية : إشكالية الأصالة،الكمال،المصداقية

1-الأهداف

المؤسسات الحالية ، الأرشيفيون في تحد مع التكاثر المتعاظم للأوراق و الوثائق  التي تنشأ عن طريق المعلوماتية

و التحدي الحقيقي هو في ضمان الاستمرارية  خلال العقود القادمة

الخصائص الأساسية :الأصالة،التكامل،المصداقية

  2- ما معنى وثيقة أصلية  و مكتملة : 

طبيعة الوثيقة الإلكترونية لها خصوصية تتعلق ب كثافتها

    -    تعدد الأشكال ، تقادمها السريع ،المرونة ، الطوعية

 - الوثيقة الإلكترونية  تنتقل بسرعة و بشكل كبير

  -  يمكن التغيير فيها ، التحديث ) الغائها و إعادة تنظيمها بدون أن تمحى

   -  جميع هذه العناصر هي لصالح خصوصية الوثيقة الرقمية  بمواجهة الوثيقة الورقية

    -    بسبب طبيعتها ، الوثيقة الإلكترونية قابلة للخدش،   بالإمكان تغييرها بسهولة و إلغائها  بدون انتباه

    غلطة صغيرة ، أو ضربة واحدة  على أي مفتاح  كافية للاختفاء 

-  بالمقابل ، من الصعوبة بمكان تغيير توقيع  على وثيقة ورقية، أو تزوير الوثيقة نفسها  بدون ترك أثر 

*المساحة الفيزيائية حيث تخزين الوثيقة الورقية دائما تتمتع بالأمان الإضافي

عند وجود وثائق مهمة  هناك مراقبة الإتاحة ( مثال : توقيع الشخص الذي يرغب في إستشارة هذه الوثائق المهمة على سجل خاص

-       يعني بالإمكان معرفة أثر الشخص الذي يحاول التزوير

-        من المستحيل ضمان مئة في المئة الأصالة و التكامل

الإشكالية هي أصعب بالنسبة للوثائق الرقمية

-        إشكالية الأصالة و التكامل  تشغل الوسط المهني الأرشيفي

-      مع تطور تكنولوجيا المعلومات و الاتصالات ، التشريعات الحديثة تحاول الإحاطة  بهذه التطورات و تطبيقاتها

-       هناك العديد من الدول التي حققت اعتراف بالوثائق الإلكترونية  و شرعتها من خلال القوانين

-       التشريعات الجديدة تبحث بشكل أساسي على توضيح المعايير التي يجب أن  تلبي حاجات الوثائق الرقمية

-   أن تكون مقبولة  كبرهان أمام المحاكم

-        أن تكون وظيفيا متعادلة مع الوثائق الورقية 

هذه التشريعات حول القيمة الحاسمة ، المقنعة للوثيقة الرقمية ، و بعض التشريعات  حول إتاحة المعلومات و حمايتها و  خصوصية الأفراد

-        التشريعات  في جزء منها  تتوجه الى الشفافية الإدارية،  و إتاحة الوثائق في المؤسسات العامة ، و من جهة أخرى،  الى حماية المعلومات الشخصية المتوافرة في المؤسسات الخاصة و العامة

3-مفهوم الأصالة و التكامل

ما معنى وثيقة الكترونية  : هي الوثيقة التي تدعي أنها  بعيدة من كل تعديل و تزوير الخ...

بحسب مجموعة العمل  عن الأصالة في مشروع InterPARES

 http://www.interpares.org/participants.htm

http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm

* التساؤل حول أصالة الوثيقة الرقمية ياخذنا الى التحقيق  عن الهوية و التكامل  بحسب أشكال المراجع و الشروط  الأدنى للأصالة

* هوية الوثيقة الرقمية  تتوافق مع خصائصها المتميزة :  الخاصيات  التي تختص بشكل وحيد ، و الذي يميزه عن الوثائق الأخرى

من جهتها ، التكامل هو إكتمال  الوثيقة و سلامتها 

-       بشكل عام ، وثيقة تعرف بأنها متكاملة عندما تكون كاملة

-      بمعنى  أن الرسالة لم يصبها أي تغيير خلال بثها و انتقالها

-      يمكن للوثيقة المكتبية أن تتطور بسهولة يعني أن تمر من نسخة إلى أخرى في نفس البرنامج ألمعلوماتي

-        في جميع الأحوال ، يجب أن تبقى المفاصل ، ألفاظ المحتوى ، شروح العناصر للشكل ألتوثيقي كما هي

 أصالة و تكامل الوثيقة الرقمية  تحترم و تثبت

     الأصالة تتعلق أيضا  بمصداقية الوثيقة عبر الزمن

إنها مرتبطة مباشرة بطريقة و شكل بث الوثيقة الرقمية

الأصالة تتحدد من خلال طريقة بث المعلومات و حفظها عبر الزمن

       4- الأصالة و صيانة التكامل :

يجب وضع مبادئ ، معايير ، مقاييس تسمح لنا بالتحقق اذا كانت الوثيقة  مستوفاة للمتطلبات التي تم ذكرها آنفا

من المهم أيضا ضمان الاستمرارية لهذه الأصالة عبر الزمن = ضمان الصيانة من خلال عملية

تسمح بتثبيت الحرف الأصلي  للوثيقة التي سوف تنتقل  عبر الفضاء( بين الأفراد بالتحديد، ) و الزمن ( تطور البرمجيات و الأجهزة خلال بضعة سنوات )