الإدارة الإلكترونية للوثائق -الفصل الثالث- د.حسانة محيي الدين

}     بعض المبادئ و تطبيقات جيدة :

-النقاط التالية تقترح عدة طرق  مبسطة تساعد في تحسين  عملية إدارة توثيقية في المؤسسة ، و هذا يبدأ مع نشأة الوثيقة  و خلال مرحلتها النشطة

-هذه المبادئ و التطبيقات يمكن ممارستها في أي مكان و حتى في  الأعمال الشخصية

     3.1. تسجيل الوثيقة :

-          أفض طريقة لتوحيد  التطبيقات في مؤسسة ، هي أن نضع بشكل مشترك أو جماعي الدليل و الملفات . و كل شخص يسجل وثائقه في الدليل المشترك و ليس على جهازه الشخصي .

-          و لكن من أجل ذلك، لا بد أن يكون حاسب هذا الشخص مرتبط  بشبكة 

-          من المفيد وضع خطة تصنيف على مستوى المؤسسة  حيث يمكن تصنيف الوثائق بحسب الوظائف الكبيرة ( موارد بشرية ، مالية ، الخ..............

     3.2. هيكلية الدليل :

-          مثاليا ، الدليل أو الأدلة يجب أن تكون مهيكلة بحسب وظائف المؤسسة ، البرامج و الأنشطة . من المهم جدا أن تعكس الهيكلية العادات الخاصة بالعمل  في القسم و الموظفين .

-          يجب أن يكون الدليل بسيط ، منطقي، و ينطلق من العام الى الخاص

    مثال: 

-          إدارة الموارد المالية

_    تمويل

-     مساعدة مالية

-     إدخال في الميزانية

-      إدخال في الميزانية

   -- ميزانية التشغيل

  --  ميزانية للتوظيف

  -- مراقبة الموازنة 

    

 التوحيد في الأسماء :

-          من أجل إختيار أسماء الأدلة و الملفات ، إتباع طريقة واضحة و مرنة

-          إذا كانت المؤسسة تستخدم  معجم مقنن للقيام بالبحث في النظام المعلوماتي ، نستفيد من هذا المعجم كأساس للعمل

-          فيما يتعلق بالمختصرات ، يمكن تحديدها و استخدام المعايير التي وضعتها المؤسسة

-          بالإمكان استخدام مختصرات جديدة 

-          إذا كنا نريد حفظ وثيقتين  تحمل نفس الإسم ،

 يتم حفظهما في دليلين مختلفين

        3.4. مراقبة التحويل :

-عندما تصل الوثيقة الى نسختها النهائية ، يجب أن نمنع التغيير فيها من جديد

- إذا لم نضع نظام قادر على الربط بين النسخات بشكل اوتوماتيكي،

بالإمكان القيام بذلك يدويا من خلال إستخدام إتفاقيات إسمية ، من أجل أن يضمن المستخدم إمتلاكه  النسخة النهائية

( إضافة التاريخ الى عنوان الوثيقة على سبيل المثال )

-          مع الإشارة هنا الى أنه يوجد بعض المعالجات للنصوص التي تسمح بمراقبة النسخات ( مثال ميكروسوفت وورد

-          في هذه الحالة يمكن إستخدام الأمر ( نسخات لائحة الملفات )

-          المستخدم يجب أن يكون قادر على معرفة كيفية التعرف على النسخة الأخيرة من الوثيقة  و إذا كان هناك من نسخ أخرى

       3.5. حفظ الأمن:

-          من أجل حماية ضياع الوثائق و إفساد  النظام ، معظم الشركات و المؤسسات نظموا إجراءات لحفظ النظام المعلوماتي

-          المستخدم يحرص على حفظ نسخ من الوثائق على الأسطوانات  المضغوطة..

-          و بالتالي ، أوعية الحفظ يجب أن تكون محددة بوضوح مع اسم القسم أو المصلحة ...

-      عنوان الوثيقة أو الوثائق و تواريخ البداية و النهاية

-        يمكن أيضا إستخدام الكود ( الرمز ) الألوان و إعطاء لون لكل قسم ( مثلا)

-       مع الإشارة الى إحترام خطة التصنيف في المؤسسة

        3.6. المراحل العريضة أو الكبيرة في نظام إدارة الوثائق

-  مع البداية ، كل البرمجيات تتكون من قاعدة معطيات ( أو مخزن الوثائق ) حيث يتم فيها تحويل وثائق المؤسسة

-          أنواع الوثائق :

-          ملفات مكتبية ، ملفات لديها تطبيقات متخصصة ، ملفات خارجية ( من الإنترنيت أو العملاء الخ....)

-          وثائق الأوراق المرقمنة هي أيضا نوع من الوثائق التي سوف نجدها في النظام

-          جميع هذه الوثائق تشكل جزء من المرحلة الأولى ، التي تتوافق و التسجيل

          3.6.1. التسجيل :

-          تتوافق هذه المرحلة لمخزن الوثائق في قاعدة المعلومات

-          الوثائق الورقية التي نرغب في إدارتها سيتم رقمنتها من أجل التمكن من إدخالها في نظام الأرشفة الإلكترونية

-          خلال عملية التسجيل ، النظام يوزع رقم تتابعي ( وحيد) الى كل وثيقة

         خلق الخاصيات =:attributs  

-          - سلسلة من الخاصيات ( الواصفات ) مقررة لكل وثيقة

-          -النظام يملك لائحة خاصيات  التي تدل على  الخاصيات الممكنة لكل نوع من أنواع الوثائق التي تملكها المؤسسة

-          - هذه الخاصيات تؤلف المجموعة الأولى من الميتاداتا الضرورية للإدارة  و اختيار الوثائق 

-          لكل نوع من الوثائق له الواصفات الخاصة ، مثال :

-          دعوى – قضية : ( الواصفات أو الخاصيات : يمكن أو تكون  إسم اللجنة، تاريخ الاجتماع، رقم الجلسة ، رقم  الحلول، النقاد الأساسية لأمر اليوم ، مؤلف المحضر ، الإستنتاجات ، تاريخ الإدخال ، مؤلف الإدخال

-          لا تكشف جميع هذه الخاصيات ، البرنامج يحدد عدد الخاصيات للتكشيف

         3.6.3.  البحث :

-          معظم البرمجيات الخاصة ب GED تسمح بنوعين من البحث:

-          بحث من خلال الخاصيات

-          بحث  من خلال النص الكامل

-          البحث من خلال النص الكامل ، كل كلمة بالوثيقة ، و كذلك رقمها  قد تم تكشيفهما

-          النظام ، يمكن أن يمتلك ما يسمى ( مقاوم القاموس) أي أنه يسمح بحذف الكلمات الفارغة

-          البحث من خلال الخاصيات يسمح بتحديد الوثيقة من خلال الواصفة