الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية- د.حسانه محيي الدين

الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية

د.حسانه محيي الدين
أستاذة علم المعلومات و الإتصال
كلية الإعلام و التوثيق – الجامعة اللبنانية

الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية

1- المفاهيم ، المصطلحات ، التعريفات الخاصة بالوثائق و الأرشيف

مما يتكون الأرشيف ؟

•          أرشيف القطاع العام : الوزارات ، المؤسسات العامة

•          2- أرشيف القطاع الخاص : شركات ..

•          3- أرشيف المجتمع المدني / المنظمات غير الحكومية ، نقابات ، أحزاب ..

أشكال الوثائق( الأرشيف)

•          الأرشيف الورقي

•          الأرشيف الإلكتروني

أنواع الأرشيف

•          الإعلامي( الصحف ، التلفزيون ، الإذاعة

•          الجامعي(

•          البلدي

•          الرياضي

•          الطبي( المستشفيات ، العيادات الطبية

•          المصرفي

•          الهندسي

•          الديني  إلخ..

أنواع الوثائق

•          وثائق الإدارة: الخطة الإستراتيجية، السياسات ، التوجيهات ، الهياكل، التقرير السنوي

•          وثائق الموارد البشرية و علاقات العمل : توصيف الوظيفة ، متطلبات الوظيفة، عرض العمل ، عقد العمل،

•          وثائق الإتاحة : الرسالة ، التقرير ، مجلة داخلية ، بروشور ، دراسة السوق

•          الوثائق التأسيسية :

-          النظام الداخلي ، الشهادة ، اللوائح التنظيمية العامة ، عقد المؤسسة ..  إلخ

-           وثائق الإجتماعات: الدعوات ، المحاضر، التقارير ، القرارات  إلخ..

-          الوثائق المالية و المحاسبة : طلبات الشراء ، الفواتير ، إستمارة الضرائب ، ميزان المدفوعات ، الموازنة إلخ..

-          الوثائق القانونية : شهادة حقوق المؤلف ، شهداة الماركة التجارية ، دفتر الشروط ، عقد الضمان ،عقد البيع

تعريف الوثائق الإدارية=Records management

•          هي المستندات التى أنشأتها أو تحصّلت عليها منظمة او هيئة أو مؤسسة أو حتى  شخص من خلال ممارسة  نشاط أو عمل معين ، ضمن  إلتزامات قانونية . كما أن مكان حفظ و إختزان هذه الأوعية  يطلق عليه ”مركز الوثائق الإدارية“

تعريف ”اداري وثائق“

•          كما أن الموظف المسؤول عن حفظ و تنظيم و إدارة هذه الوثائق يطلق عليه ”إداري“=Records Manager=Gestionnair

تعريف الأرشيف

•          هو لفظ ما زال يطلق على عدة أشياء : المستندات التى ينشئها أو يتلقاها أو يجمعها شخص أو هيئة خلال ممارسة عمل ما ، و تحفظ بسبب قيمتها الدائمة  ( تاريخية ) = يعني وئائق (غير جارية )

•          إرتبط الأرشيف منذ البداية بالسلطة العمومية في مظهرها الديني والسياسي فارتبط بالحكم عموما

•          و  على إثبات حقوق الهيئات العامة أو الخاصة و لا سيما منها حقوق الملكية والإمتيازات للفئات الحاكمة وللنبلاء

•          كما إرتبط في توثيق المعاهدات والإتفاقيات التي تحصل بين الدول.

•          و في كتابة تاريخ الحكام والملوك من قبل مؤرخين رسميين وشبه رسميين

عوامل نمو استعمال الأرشيف

•          تطور مدارس علم التاريخ خاصة في فترة ما بين الحربين العالميتين والتي أصبحت تركز على التاريخ الإجتماعي والإقتصادي

•           التقدم السريع والعميق لتقنيات طباعة الوثائق

•          شمول حركات تحرر المستعمرات معظم أماكن العالم خاصة بعد الحرب العالمية الثانية (تكونت مصالح أرشيف وطنية لدى الدول الفتية لمساندة الإدارة في تسيير شؤون البلاد وتوثيق حدودها ومقومات سيادتها )

•          الثورة المعلوماتية" أو "الإنفجار المعلوماتي" وهو النمو المطرد والسريع والمتواصل لحجم الوثائق والمعلومات لا سيما في شكلها الورقي رغم انتشار الوثائق الإلكترونية